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雪域男金胶囊:当好年报编制的设计师、协调员

年度报告是上市公司一年一度的重大工作之一。董事会秘书作为信息披露工作的具体负责人,应该做好年报工作的主导者、协调者和服务者。我从事董秘办、董秘工作以来,先后经历过七年的年报编制工作,不得不说,没有一年的年报工作是轻松的。如果做一个小结,我认为,董秘在年报工作中,以下方面是重点。

当好总设计师

年报工作受到公司员工、投资者、监管部门以及公众的重视,最终要交出一张让各方面都满意的答卷是不容易的,需要全方位地计划、统筹。相关工作应该在上一会计年度结束前就开始。首先,全方位了解监管部门、证券交易所的重点思路和监管要求。目前,交易所开发的年报系统已经非常完善,并且每年年报工作开始之前,交易所展开培训,对年报中需要重点关注的模块提出要求。这就要求董秘起到桥梁作用,自己要充分消化相关要求,结合公司的特点,体现在对年报工作上对各职能部门的要求。

其次,做好时间表。年报工作环节众多,期间需要召开多次董事会审计委员会、董事会、监事会会议,资料繁多,程序各有先后。面对这么一个系统工程,理顺思路,分解细节,明确各个时间段需要完成的事、需要配合的部门,犹如打仗前准备的作战图纸,一步步去落实,才能从从容容,忙中有序。

董秘需要当好这个总设计师,设置好方针计划,保证按时高质量完成年报。

当好工作协调员

董秘这个角色,跟公司基本每个职能部门都有交集,跟外部监管、主管部门、投资机构、股东、媒体、券商、律师、会计师也有千丝万缕的联系,可谓公司最忙的人。董秘是窗口,董秘是桥梁,有时候董秘一天的工作就是一个又一个的电话。年报工作中,董秘的这项职能体现得尤为突出。有了整个年报工作的时间表以后,之后的每一个细节董秘都必须沉浸其中。具体到每步小目标的完成,每个工作小组间的资源调配,大大小小的会议指导安排组织,内部分工的合理设置,都需要董秘去思考,去实施,不能因为一个环节影响大局。这方面的工作多到要董秘办全体员工都要参与进去,因为董秘办员工是最终资料的汇总处,需要分工协作才能完成。

协调工作还包括很重要的一项,就是年报流转过程中注意信息的保密工作。控制好内幕信息知情人范围,强调保密责任,保证全部过程合法合规。

董秘需要当好年报工作的协调员。这要求董秘既要具备行业、财务、法律等多方面的基本功,也要具备超强的沟通协调能力和逻辑思维能力。

服务意识不能少

大家可能会疑惑服务意识跟年报工作有什么关系。其实,董秘办的工作,乃至于各行各业如果想干好的话,服务意识一定不能少。我经常说,我们部门是一个服务部门,我们基本工作的导向,是为股东、为员工、为社会公众服务。年报的受众是谁?并不仅仅只有一类。有股东,有监管者,有普通公众,也有媒体,还有公司所有的利益相关者。这些受众正是董秘办的服务对象。我们在年报编制的过程中,需要不断思索这些人希望了解些什么、最关心什么问题。总结归纳了这些问题后,要体现到年报中去,而且要体现在年报显眼的位置,让大家花最低的成本得到最有效的信息。另外,在每一模块的撰写、编制中,都要站在读者的角度去看看,是否简洁易懂,是否全面,而且不能存在误导。

这种服务意识,其他职能部门是“不在其位,不谋其政”,只有董秘,必须用心琢磨,才能让年报的内涵更加丰富,给读者展现一个更加立体的公司。

核心内容亲自把关

董秘在年报编制中非常重要的工作内容是,对年报中的核心内容需要自己亲自把关,这方面的内容属于年报中高屋建瓴的部分。年报中的核心内容,不同公司各有不同,但是经营情况分析、行业信息、公司核心竞争力、公司发展战略这四块应该是所有上市公司共有的核心内容。董秘需要在充分理解公司战略目标、行业特点、发展情况等事项的前提下,提炼出最适合公司年度情况的文字描述。

董秘由于工作和位置的特殊性,这方面的工作是无法被替代的。以我们为例,一般来讲,这四方面内容每年都是由我在跟公司各高管沟通一轮之后,亲自操刀完成。也许每个公司程序有所不同,但无一例外的是,这方面的内容董秘要自己把关。这要求董秘具有很强的总结归纳能力,对行业发展的洞察力,对未来趋势的把控,这些都源于平时的功夫。

比如,盛屯矿业2016年年度报告中,营业收入增长了90%多,净利润增长了36%,原因在哪里?公司矿采选业务、金属贸易业务、金属产业链增值服务业务这三驾马车2016年是如何发展?未来走向又如何?这些疑問在《盛屯矿业2016年年度报告》中“经营情况分析,行业信息,公司核心竞争力,公司发展战略”模块中都能找到答案。在此基础上,连续看近几年的报告,就能够读出公司的发展之路。

另外一点就是年报披露内容的全面把关了。董秘经过多年的职业锻炼,基本都有一目十行的速读能力和超强的人眼纠错能力。面对董秘办人员完成编制的动辄几十、几百页的年报待披露资料,基本上要求董秘每个字都不能落下地过几遍,查漏补缺。

最后说一下,我们董秘办门口挂着两句话:事无巨细,务必到位。这既是公司对我的要求,也是我对部门的要求,也是我自己对自己的要求。毕竟董秘办工作太重要,严格的就像发射卫星工作一样,容不得一点出错,毕竟发射出去了就收不回来了。

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